Borsa de treball

Oferta de treball | Museu Tàpies

PROCÉS DE SELECCIÓ PER PROVEIR LA PLAÇA D’ASSISTENT EXECUTIU DE DIRECCIÓ AL MUSEU TÀPIES

El MUSEU TÀPIES és una fundació privada sense ànim de lucre subjecta a la legislació de la Generalitat de Catalunya i es regeix per les normes legals i reglamentàries aplicables i pels seus Estatuts.

D’acord amb els seus Estatuts vigents, una de les finalitats principals d’aquesta institució és la preservació, l’estudi i la divulgació de l’obra i del pensament d’Antoni Tàpies. Durant els més de 34 anys d’existència, el Museu ha complert la seva missió de transmetre coneixement mitjançant el desplegament d’un complet programa d’activitats multidisciplinàries, que inclouen exposicions, conferències, cicles de cinema, dansa, simposis, publicacions i altres activitats al voltant de l’art contemporani i de la figura d’Antoni Tàpies. El desplegament d’aquests continguts s’ha dut a terme garantint la finalitat essencial que descriuen els Estatuts de custodiar, preservar, investigar i divulgar la pròpia col·lecció, prevalent valors com l’excel·lència, la sostenibilitat, la innovació, la integritat i la transparència.

Objecte:

L’objecte d’aquesta convocatòria és la selecció de l’Assistent Executiu de Direcció, posició que requereix una gran atenció als detalls, organització, diplomàcia i comprensió profunda del món cultural i artístic. S’espera que l’Assistent Executiu de Direcció planifiqui, es comuniqui i actuï de manera independent i de manera col·laborativa, segons ho requereixin els projectes.

Les tasques principals inclouen, però no es limiten a:

Assistència a Direcció

Coordinar i agendar les relacions institucionals i internacionals de direcció.
Gestionar l’agenda de direcció, coordinant reunions, cites i viatges.
Efectuar la reserva i compra dels bitllets d’avió, nits d’hotel, etc. que requereixin els desplaçaments de direcció.
Rebre i filtrar les trucades telefòniques dirigides a direcció.
Rebre i classificar la correspondència de direcció.
Redacció de cartes oficials atenent a les corresponents necessitats i formalitats.
Gestionar les despeses de direcció, elaborant la documentació necessària relativa a aquestes que requereixi el departament d’administració.
Preparar i organitzar documents, informes i presentacions per a reunions.
Donar suport al dia a dia de direcció i gerència
Quan es requereixi, actuar com a enllaç de direcció amb l’entorn institucional local i internacional, així com amb col·laboradors externs, clients i proveïdors.
I, en general, totes aquelles de caràcter similar que se li atribueixin.

Protocol i relacions institucionals

Gestionar de forma coordinada amb gerència la calendarització de les Juntes de Patronat i Comissions Delegades del Museu, interlocutant amb secretaries o equips de gabinet dels membres del Patronat del Museu, i donar suport en la preparació dels materials i documents necessaris per a les reunions.
Gestionar les relacions externes i els aspectes protocol·laris del Museu i oferir assessorament intern al personal de l’organització en relació al tractament dels assumptes de protocol, imatge pública i relacions institucionals i exteriors, de forma coordinada amb el Dep. de Comunicació.
Dissenyar, preparar i executar els actes institucionals i oficials del Museu (com ara inauguracions, cloendes, presentacions, lliurament de premis, beques i homenatges, trobades, signatura de convenis, així com visites institucionals), gestionant l’enviament d’invitacions i confirmacions d’assistència, i interlocutant amb els caps de protocol per gestionar els aspectes formals de l’acte, quan escaigui; així com col·laborant en la gestió del personal requerit, de la infraestructura dels actes i del material necessari per a la correcta consecució de l’acte.
Atenció a les visites que han d’ésser rebudes per direcció, gerència i Patronat.
Acompanyar les autoritats de la institució, el Patronat i els seus convidats, en els actes, reunions o visites oficials, entre d’altres, quan es consideri adient.
Tenir cura dels col·laboradors i patrocinadors del museu, així com d’aquelles entitats i institucions rellevants a la ciutat, amb especial atenció en inauguracions i activitats especials.

I, en general, totes aquelles de caràcter similar que li siguin atribuïdes

Altres tasques generals

Ajudar en la preparació i donar suport durant el desenvolupament de les reunions de treball que li siguin assignades (reunions de coordinació, etc), prendre registre o acta, i fer seguiment de les accions executades a partir de les decisions acordades.
Assistir a la planificació i organització d’esdeveniments corporatius, esmorzars, dinars de treball, així com la gestió de les despeses derivades.
Responsabilitat de l’enviament per correu, com ara targetes d’invitació d’exposició temporal, catàlegs, llibres i altres.
Responsabilitat de la gestió de noves entrades d’adreces i actualitzacions sobre base de dades institucionals.

Requisits dels candidats:

Excel·lents habilitats de comunicació i resolució de problemes.
Habilitats excepcionals d’organització, autonomia, multitasca, atenció al detall i priorització.
Capacitat per treballar en col·laboració i seguir instruccions.
Capacitat i confiança per prendre iniciativa.
Excel·lents habilitats de comunicació oral i escrita.
Mantenir la confidencialitat de la informació i manejar dades sensibles amb discreció.
Dominar el català i castellà; alt nivell d’anglès.
Competència informàtica (especialment amb Mac OS, Microsoft Office) i la voluntat d’aprendre altres programes segons sigui necessari.
Es valorarà experiència prèvia com a assistent de direcció o en un lloc similar.

S’ofereix:

Lloc de treball a Barcelona
Jornada de 38 hores setmanals
Contracte indefinit
Sou brut anual: 30.000 €
Incorporació: immediata

Presentació de sol·licituds:

La sol·licitud per participar en el procés de selecció s’ha de presentar telemàticament al correu electrònic asauri@museutapies.org enviant un CV actualitzat, dins del termini establert, fent constar la referència: “Procés AE Direcció”.

Els/les candidates més ben posicionades segons valoració curricular seran convocades per realitzar una entrevista.

Termini de presentació de sol·licituds:

El termini per a la presentació de sol·licituds finalitzarà el dia 2 de febrer de 2025 a les 24.00 h.

Confidencialitat:

Totes les persones implicades en el procés de selecció de candidatures es comprometen a garantir l’absoluta confidencialitat de totes les dades personals i professionals dels candidats, assegurant que la participació dels no seleccionats es mantindrà estrictament en l’àmbit de coneixement del Museu Tàpies, sense que sota cap concepte pugui fer-se pública la seva participació.

Barcelona, 21 de gener de 2025